輸入ビジネス

英文のビジネスメールの基本

こんにちは、ごまです。

前職で、英語のメールのやり取りはなんとなくしていたのですが、

見様見真似で基本を認識しないまま、なんとなくでやってました。

先日のレッスンで、形式がどうあるべきかようやく知りました!!!

基本のメールの構成

  • ①宛先
  • ②導入など
  • ③本題
  • ④終わりの挨拶
  • ⑤結び+署名

簡単な文章だとこんな感じになります。

Dear Mr. Smith,

Thank you for your e-mail.

Please advise if you are available to talk directly through Skype?

I look forward to receiving your reply.

Best regards,

Hanako Suzuki

メールありがとう、直接スカイプでお話できますか?的な内容です。

①宛先

  • 基本はDearを使用。
  • 相手の名前の基本は、敬称(Mr, Mrs, Miss, Ms)+姓。ここに名前が入ることはないそうです。
  • 呼び方の感覚は相手に合わせるが、基本的にアメリカはラフに、ヨーロッパ(特にドイツ)は、敬称+姓で呼び合うことが多いそう。

 

ヨーロッパの方は距離を保つことを尊重する文化のほうが強いようです。

これは、ヨーロッパに根付く階層社会から来ているらしく、

そのためアメリカではあまり感じることがない文化らしいです。

ごま
ごま
同じ英語母語でも文化の違いで変なやつ扱いされることもあるらしい・・・。

今までのヨーロッパ直取りでも、ドイツの方はそのまま敬称付が多い印象。

返事でそのまま「Hello Hanako,」と返ってくることも結構ありますが、

それはこちらが買う側のお客さんだからかもしれないなと思いました。

 

直接あったときなんかは、もちろん雰囲気でどう感じるかにもよりますが、

そのままフレンドリーに「Please call me Hanako.」など言わずに

どこまで相手が距離を近づけてくるか、なんと呼んでほしいかを見たほうがいいそうです。

特に年齢が離れている場合は、さらにデリケートな問題のようです。

 

ごま
ごま
日本の敬語と”さん”ってめっちゃ便利だな・・・。
ハリネズミくん
ハリネズミくん
20代の人が60代の人をやあマイケル!って呼ぶの、ヨーロッパでは受け入れられない人も多いそう。

②導入など

  • 自己紹介
  • 導入
  • メールに返信するのであればそのメールへの反応。

一番多いのが、「Thank you for your e-mail.」とのこと。楽ですねw

電話した後なら、It was pleasure to talk with you.とかですかね!

③本題

  • 訪ねたい本文

簡潔に、明確に書く必要がありますね。

 

④終わりの挨拶

  • メールが終わる合図?らしいです。
  • I look forward to receiving your reply もしくは I am looking forward to receiving your reply.
  • どちらでもいいそうですが、現在形のほうがより丁寧らしいです。

これは、ほぼ形が決まってるんだとか。

⑤結び+署名

  • 基本はBest regards,でいいかと思います。

Sincerely yours,
Sincerely,
Regards,
Best regards,
Best,

色々教えていただきましたが、上に行くほど丁寧になるんだとか。

まあ、Best regards,を使っておけば無難かなと思います。

 

 

見よ見まねでやってたのは、そもそも形になってたんだなーと知るいい機会になりました。

R先生、ありがとうございましたm(_ _)m

ABOUT ME
ごま
ごま
2018年4月輸入ビジネス開始~ 2020年後半英国駐在帯同→コロナにより無期限延期/駐在帯同記メインのはずが、コロナでめっちゃ延期\(^o^)/笑 ブログ更新癖をつけるため、練習も兼ねて、現在はほぼ輸入の内容でゆるーーーく更新しています。ランキングも、輸入にしたいのか、駐在帯同にしたいのか、ブレブレなブログです( ・´ー・`)輸入ビジネス同業者さん(特に女性!)、駐在さん・駐在帯同さん(特にイギリスやヨーロッパ!)からのご連絡お待ちしてます(*^^*)

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